Plus rapide, plus concise et résolument plus économique qu’une réunion traditionnelle, la Conf Call présente de nombreux avantages et cela explique incontestablement son succès croissant.
Outre des économies de temps, d’argent (plus de réservations de billets, plus de transports…) et un stress forcément atténué, ces séances de travail un peu particulière doivent pourtant être habilement préparées et animées pour gagner en efficacité.
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Au premier rang des recommandations, il apparaît évident que le thème abordé lors de la réunion doit rester intelligible et simple. La Conf Call permet en effet de résoudre un problème précis ou de faire le point sur l’avancement d’un projet mais elle ne peut aucunement servir à redéfinir une réflexion stratégique ou structurelle.
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De même, le nombre de participants doit être limité à cinq ou six pour éviter une trop grande confusion ou un décalage complet entre les messages et les interlocuteurs. Qui a parlé ? A qui s’adresse-t-on ? Chaque réunion doit être encadrée par un animateur qui connaît les différents participants et dont le rôle principal est de donner, reprendre et faire circuler la parole.
Chacun des protagonistes doit également s’efforcer de livrer une information claire et intelligible aux autres convives. L’objectif d’une Conf Call est de gagner du temps, pas le contraire donc il est capital de travailler la forme de son message.
La ponctualité figure d’ailleurs parmi les règles les plus essentielles.
Mais la Conf Call ne résout pas tous les problèmes et bon nombre de managers peuvent en abuser. Organiser une réunion en chair et en os reste fondamental pour garder un contact et une certaine proximité avec ses collaborateurs.
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PGCC
